Med tanke på mitt eget digitala arbete och liv, så får jag inte sällan frågor om andras digitala arbetsflöden och om hur man kan lösa specifika problem. Och även om jag skulle vilja att alla följer samma flöde som jag gör, så har alla olika förutsättningar men framförallt också olika behov. Så svaret är inte alltid helt självklart.
Men i det här inlägget kommer jag att hålla mig till att dela med mig av hur just min digitala verktygslåda ser ut. I första hand yrkesmässigt, men det privata tenderar i mitt fall att tangera eller i många fall överlappa det yrkesmässiga, så jag garanterar inte att jag håller mig dit.
G Suite (tidigare Google Apps) är överst på listan är kanske inte någon överraskning, och det kommer några till här nedan. I praktiken är det ett Google-konto som används med Googles tjänster och innebär att jag istället för en @gmail.com-adress använder min egen domän @aengeln.se. Den har en mängd funktioner som är väldigt praktiska för organisationer – såsom hantering av användare och mer kontroll över organisationens dokument – men som ensamföretagare så behöver jag inte använda dem speciellt mycket.
Jag använder däremot de flesta applikationer i G Suite, men jag tänkt hålla mig till att nämna ett par av dem.
Google Inbox är ett alternativ till den vanliga Gmail-klienten. Den har ett uppenbart mobilt fokus (och jag använder den även som klient på mobilen) och arbetssättet är lite annorlunda jämfört med Gmail. Den grupperar meddelanden efter typ – promos och nyhetsbrev får sin egen hög så att jag kan fokusera på viktigare saker – men plockar även ut relevant data ur många mail. Det innebär tex att två mail från flygbolag och en hotellbokning kan grupperas som en resa och ge mig en tydlig översikt med flygtider, bokningsnummer och annan relevant information.
Men den bästa funktionen i Inbox är förmodligen snooze. Man kan alltså få undan mail så att de istället dyker upp en annan tid eller en annan dag. Det kan vara enormt praktiskt när man inte har tid att ta tag i mailet just då (ja, jag vet att jag har hur många mail som helst som jag inte hunnit ta tag i), men också om du väntar på svar på en mailkonversation och vill bli påmind om det efter några dagar. Om mottagaren exempelvis har hur många mail som helst som hen inte hunnit ta tag i.
Google Calendar. Ja, de flesta klara sig inte utan en kalender (eller flera), och för mig är det naturligt att använda Googles variant. Det ger mig dock en del funktioner som är väldigt värdefulla för mig. Bland annat berättar min mobil för mig inte bara att det är 10 minuter kvar till nästa möte, men också när jag behöver åka från där jag är för att komma i tid.
Google Drive är för mig den optimal platsen att lagra filer. Jag får ständigt min data synkad och tillgänglig var jag än behöver den. Möjligheterna att dela filer med andra är en ovärderlig funktion. Drive har dessutom den något icke-intuitiva möjligheten att lagra filer i flera olika mappar. Anledning till att göra det är kanske inte självklar, men jag har stött på flera användarfall där det har underlättat för mig.
Google Docs är mitt primära skrivverktyg.Visst är det så att man kanske inte får ett riktigt lika stort utbud av funktioner som man får i Word, men även här är det samarbetsverktygen som är direkt avgörande. Möjligheten att jobba tillsammans, samtidigt i samma dokument var Docs väldigt tidiga med, även om man inte längre har monopol på funktionen. Möjligheten att kunna bjuda in även de som inte använder Gmail/G Suite är också den enormt praktisk. Allt som behövs är en webbläsare.
Ok, men finns det något förutom Googles tjänster som jag använder då? Absolut!
Ett verktyg som är fantastiskt för att organisera projekt och arbetsuppgifter är Trello. Det är min plats för kom-ihåglappar, minneslistor och arbetsflöden. För uppgifter som ska lösas av mig eller andra i teamet. Den till synes enkla funktionen att skapa kort som går att flytta mellan listor på olika skrivbordsytor är ett grymt verktyg.
Butler for Trello tar Trello ett steg längre, med smarta funktioner för att automatisera både kort och listor. Exempelvis kan jag automatiskt flytta kort från listan Next week till This week på måndag morgon eller arkivera kort som jag arbetat färdigt med.
Doodle, systemet för alla som någonsin försökt boka ett möte mellan mer än två personer. Lägg förslag på datum och tider och låt varje deltagare välja när hen kan. Därefter är det bara att välja tiden där alla (eller de flesta) faktiskt kan. Doodle integrerar också med både Google Calendar och Office 365, så du kan också få en egen doodlesida där andra kan se när du är tillgänglig och föreslå möten.
Det flesta verktyg jag använder kör jag direkt på webben. Adobe Creative Cloud är en av de få program(sviterna) som jag faktiskt har installerat. De kostar en slant, men det finns en anledning att verktyg som Photoshop, Illustrator och Lightroom blivit standardverktyg när det gäller grafisk hantering. Jag vill nog påstå att jag använder något i Adobes programsvit nästan varje dag.
Pixabay är ett community där användarna delar bilder som är fria för användning (CC0). Jag använder det ofta för att exempelvis hitta bilder för att illustrera blogginlägg eller presentationer. Bilden i det här inlägget kommer från Pixabay.
Det finns naturligtvis fler tjänster och program som jag använder, och jag testar gärna nya. Faktum är att jag gärna testar nya tjänster innan de kanske är riktigt klara för allmänheten. Ibland av nyfikenhet och ibland för att kunna få känslan av att vara först.
Men allt som jag skrivit om här är saker som jag använder i stort sett dagligen. Det är verktygen i min digitala verktygslåda som gör mig produktiv, som hjälper mig att hålla koll på alla saker som måste göras, och som hjälper mig att göra dem.